Isännöitsijän näkökulmasta remonttien dokumentointi auttaa aina taloyhtiötä, myös riitatilanteissa.
– Kaikki pitäisi dokumentoida. Jokainen meistä kuvaa paljon älypuhelimilla, mutta dokumentaation saaminen taloyhtiölle on harmittavan vähäistä, kertoo toimitusjohtaja ja isännöitsijä Maija von Knorring Maijasto oy:stä.
Dokumentaatiota syntyy remontin aikana yleensä mappikaupalla. Rakennusurakan yleisissä sopimusehdoissa (YSE) ei suoraan oteta kantaa rakennusurakoiden dokumentointiin. Mittavat urakat ovat rakennusluvan alaisia ja kunnan rakennusmääräyksissä on ohjeet urakan suorittamiseen.
Sopimusehdoissa kuitenkin todetaan, että urakoitsijan pitää toimittaa urakan käyttö- ja huolto-ohjeet taloyhtiölle. Myös huoltoyhtiön opastus kuuluu urakoitsijan vastuulle.
Myös Konsulttitoiminnan yleiset sopimusehdot (KSE 2013) linjaavat, että konsultti luovuttaa urakan päättyessä suunnitelmat, lähtötiedot ja rakentamisen aikaisen dokumentaation tilaajalle. Tämä pitää sisällään myös tarkastuspöytäkirjat urakan vaiheista. Tarkastuspöytäkirjoihin on yleensä liitetty valokuvat töiden etenemisestä, jolloin esimerkiksi rakennusvirheet voidaan myöhemmin todeta.
Dokumentaatio luovutetaan ja säilytetään
– Konsultin näkökulmasta vastuunjako on selvä. Meillä on velvoite luovuttaa tehty dokumentaatio ja materiaalit asiakkaalle ja lisäksi säilyttää ne kymmenen vuotta, kertoo Dennis Murto Swecolta.
Murto vastaa Swecon taloyhtiöille suunnatuista palveluista, kuten linjasaneerauksista, julkisivuremonteista sekä energia- ja julkisivukorjauksista.
Taloyhtiö ei saa jäädä heikoille esimerkiksi riitatilanteessa sen takia, että dokumentaatiota ei ole tehty.
Maija von Knorring toivoisi alalle vakioksi toimintatapaa, jossa urakoitsija, valvojat ja suunnittelijat taltioisivat urakan loppuaineistoihin jo työn aikana kaikki hankkeesta syntyneet valokuvat ja keskeiset sähköpostilla tehdyt päätökset tai muutokset, niin että ne olisivat taloyhtiön käytettävissä tulevissa hankkeissa ja mahdollisen riitatilanteen sattuessa.
– Asiaa voisi verrata kirjanpitoon. Jos teet sen kerran vuodessa, tulee kiire ja huonoa jälkeä. Jos kerran kuukaudessa, tilinpäätös on helppo koota yhteen. Taloyhtiö ei saa jäädä heikoille esimerkiksi riitatilanteessa sen takia, että dokumentaatiota ei ole tehty, von Knorring muistuttaa.
Sähköisesti vai paperilla?
Sähköisiä projektipankkeja dokumenttien tallennukseen löytyy eri tarpeisiin. Myös isännöintitoimistot tarjoavat omia palvelujaan dokumentaation säilytykseen.
Espoolaisessa taloyhtiössä Asunto-oy Kalasääksentie 4:ssä tehtiin linjasaneeraus vuosina 2019–2020 ja julkisivusaneeraus vuonna 2023. Yhtiön hallituksen puheenjohtajana kymmenisen vuotta toiminut Mika Malkki pitää remontin kulun taltioimista ja dokumentointia välttämättömänä. Taloyhtiössä dokumentaatio jäi remontin jälkeen pilvipalveluun.
Ei oikeastaan ole niin väliä, miltä taholta dokumenttien säilyttämisen tai tallentamisen ostaa, kunhan sen hoitaa.
– Linjasaneerauksen dokumentaatio hoitui meillä projektipankki Sokopron kautta. Urakan jälkeen dokumentit jätettiin sinne säilytykseen. Julkisivusaneerauksen pienempi dokumenttimäärä liikkui sähköpostilla toimijoiden välillä, Malkki kertoo.
Swecon Dennis Murto korostaa dokumenttien hyvää taltiointia.
– Ei oikeastaan ole niin väliä, miltä taholta dokumenttien säilyttämisen tai tallentamisen ostaa, kunhan sen hoitaa. Tosinaan taloyhtiön hallitus haluaa pitää dokumentoinnin omissa näpeissään esimerkiksi Google Drivessa tai vastaavassa palvelussa.
Pitkäkestoisissa hankkeissa työnaikaisen dokumentaation tarve korostuu, sillä joskus esimerkiksi hallituksen kokoonpano voi muuttua kesken urakan.
Katse seuraavaan remonttiin
Hyvä dokumentaatio auttaa suunnittelemaan taloyhtiön tulevia huoltotarpeita ja korjauksia. Dokumentaatio on hyvä säilyttää vähintään seuraavaan saneeraukseen asti. Näin varmistetaan tuleville hankkeille hyvät lähtökohdat ja laatu.
– Kun remontti on tehty tietyllä sisällöllä ja laajuudella, tulee taloyhtiön päivittää pitkän tähtäimen suunnitelmansa: mitä urakassa tehtiin, miten ja tuliko esille uusia korjaustarpeita, jotka pitää aikatauluttaa viiden tai vaikkapa kymmenen vuoden päähän? Dokumentaatio on osa korjaushistoriaa ja tulevien remonttien lähtökohta, Swecon Murto kiteyttää.
The post Dokumentointi on tärkeää yhtiöremonteissa appeared first on Kotitalo.
